IT-Infrastruktur

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Kundenkontakte, Rechnungen, Steuer – Alles drin!

Kontakte immer griffbereit
In Mein Büro haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Kundenkontakte, egal ob zuhause am PC oder unterwegs via Smartphone. Ihre Kundendaten können Sie jederzeit um wertvolle Informationen ergänzen: angefangen bei Branche und Ansprechpartner, bis hin zu Dokumenten, E-Mails oder Gesprächsnotizen.

Artikel, Kunden und Lieferanten übersichtlich verwalten
Alle Informationen zu vergangenen Verkäufen oder Angeboten stehen Ihnen in einer eigenen Datenbank zur Verfügung. Legen Sie Lieferkonditionen oder die Zahlungsbedingungen individuell fest und hinterlegen Sie wichtige Dokumente bei dem jeweiligen Kunden, Artikel oder Lieferanten.

Flexible Angebote und Rechnungen
Immer rechtssicher und immer aktuell – ohne kaufmännisches Vorwissen. Angebote wandeln Sie per Mausklick in Rechnungen um. Durch intelligente Verknüpfungen fügen Sie mit wenigen Klicks die entsprechenden Artikel- oder Leistungspositionen und den jeweiligen Kunden ein. Dabei schreiben Sie Ihre Geschäftsbriefe direkt im Formular – so, wie sie auch nachher ausgedruckt werden.

Integriertes Banking – auch online
Verwalten Sie Ihren gesamten Zahlungsverkehr aus Mein Büro heraus: Kasse, Online- und Kreditkarten-Konten. Dank dem automatischem Offenen Posten-Abgleich online mit Ihrer Bank sehen Sie auf einen Blick, ob Ihre Rechnungen bezahlt sind oder welche Zahlungen noch ausstehen.

USt-Voranmeldung auf Knopfdruck
Mein Büro füllt automatisch Ihre Steuerformulare aus. Dafür müssen Sie lediglich Ihre Zahlungen in einfache Buchungskategorien einordnen – damit erledigen selbst Nicht-Kaufleute Ihr e Buchhaltung im Handumdrehen. Via ELSTER-Schnittstelle übermitteln Sie die Daten direkt ans Finanzamt.

Alles im grünen Bereich?
Mit dem Chef-Report sehen Sie sofort, ob Sie Gewinn oder Verlust machen und behalten die wichtigen Kennzahlen Ihres Geschäfts im Blick: Umsatz, Kosten und Ertrag – und das immer tagesaktuell. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Ihre Auswertungen nach Kunden, Artikeln oder Auftragsarten zu gliedern.

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Wir haben uns im Oktober 2015 für das DMS-System der Firma ecoDMS entschieden. Aber was genau ist ecoDMS ? wir erklären es Ihnen:

ecoDMS steht für „economic document management system". Mit diesem modernen Dokumenten-Management-System können alle Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln. Alle Daten und Informationen befinden sich in einer zentralen Datenbank. Die Software überzeugt durch moderne Technik, eine benutzerfreundliche Oberfläche und durch eine einfache Bedienung. Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an eine revisionskonforme Dokumentenverwaltung. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.

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Was ist ecoMAILZ? Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch, gesetzeskonform und direkt vom Mailserver archiviert werden. Das Startdatum der E-Mailarchivierung kann flexibel vom Nutzer festgelegt werden.

ecoMAILZ bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem. Einzigartiges Archivierungskonzept Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. Alle Daten werden bei Ihnen gespeichert Alle Daten liegen sicher beim Kunden in Containern und nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem. ecoMAILZ bietet volle Funktionalität für wenig Geld. Modernste Technik

• Das Container-Speichersystem von ecoMAILZ bietet bestmögliche Sicherheit bei der Aufbewahrung, Sicherung und Wiederherstellung aller archivierten E-Mails.
• Ein modernes "Responsive Design" erlaubt den Zugriff auf das E-Mailarchiv via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet.
• Die archivierten E-Mails können über den Webclient per Volltextrecherche schnell wiedergefunden werden.
• Ein Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv ist ebenfalls Bestandteil der Software.

Kleiner Auszug der ecoMAILZ-Funktionen:

• Automatische, gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails
• Plattformunabhängiges E-Mailarchiv
• Automatische Volltexterkennung von E-Mails und lesbaren Anhängen
• Intelligente Suchfunktionen
• Responsive Design: Zugriff via Webbrowser am PC, Smartphone und Tablet
• Addin für Microsoft Office Outlook
• Plugin zur optionalen Verschmelzung von ecoMAILZ und dem ecoDMS Archiv
• Komfortable Funktionen für Backup & Restore
• Modernes Container-Speichersystem
• Keine Dokumentenbegrenzung
• Software, Support und Entwicklungen direkt vom Hersteller

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TaxiFaktura 2017

• Stammdatenverwaltung (Fahrgäste und Rechnungsempfänger, Fahrtziele, Tarife, Ärzte usw.)
• einfache und schnelle Fahrterfassung z.B. durch kundenspezifische Vorgaben (Strecke, Tarif, Rechnungsempfänger usw.), Übernahme der Kunden-Anschrift als Start oder Ziel einer Fahrt, Erfassen von Serienfahrten nur mit je einem Mausklick in den Kalender oder durch Duplizieren einer Fahrt mit einem einzigen Mausklick für alle restlichen (Werk-/ Arbeits-)Tage des Monats usw.
• Abrechnung nach Taxameterpreis, Pauschalpreis oder Tarif, wahlweise mit frei definierbaren Zusatzkosten (z.B. Mautgebühren oder für besondere Fahrzeugausstattung) und erläuternden Informationen (z.B. Begründung eines Umwegs)
• flexible Tarifdefinitionen (kumulative und selektive Staffeltarife mit Grundpreis, Gesamt-km- und Besetzt-km-Preis, Mindestpreis, Wartepreis, Wartekostenbegrenzung, wahlweise mit DTA-Positionsnummern)
• verschiedene Rechnungsarten mit frei definierbaren einleitenden Texten und Gebühren, Zahlungsziel/Skonto, wahlweise mit Briefkopf oder Hintergrundbild, wobei der Briefkopf wahlweise nur auf der jeweils 1. Rechnungsseite erscheint
• integrierte Krankenkassenabrechnung (DTA) gemäß §302 SGB V per Datenträger oder eMail, AES-verschlüsselt nach PKCS#7 mit dem Signatur-Hashalgorithmus SHA-256, mit den vorgeschriebenen Begleitzetteln und Dokumentationen und unter Berücksichtigung der individuellen Erprobungsphasen und besonderen Anforderungen einzelner Krankenkassen (z.B. doppelte Zuzahlung bei Rundfahrt, differenzierte Positionsnummern auch bei Abrechnung nach Taxameter oder vereinbartem Preis); ggf. mit automatischer Eigenanteils-Rechnung an den Fahrgast
• automatische Zuordnung der Datenannahmestellen und deren öffentlichen Schlüsseln, der Papierannahmestellen, Kostenträger und Medien anhand der von der GKV bereitgestellten Kostenträgerdateien und Schlüsselverzeichnisse
• Erfassung der Krankentransportscheine in beliebiger Reihenfolge; beim Abschluss einer Abrechnungsperiode werden sie in je einer Rechnung pro Krankenkasse zusammengefasst
• komfortable Service-Funktionen z.B. für den Import externer Daten (z.B. Kostenträger- u. Zertifikatsdateien, Briefkopf usw.), zur Datensicherung (nach Zeitplan) und Wiederherstellung, für den Schlüssel-Zertifizierungsantrag usw.
• automatische Anpassung der Abrechnungsformulare an die Bildschirmauflösung
• Wahl der Schriftgröße
• Zahlungserfassung; bei unvollständig bezahlter Kassenrechnung wahlweise automatische Weiterberechnung eines Fehlbetrages an einen der Fahrgäste
• a conto-Zahlungen; Einzahlung wahlweise in der Rechnung als Anzahlung ausweisbar
• Offene-Posten-Liste
• Erfassung der Barfahrten
• flexibles dreistufiges Mahnwesen mit frei wählbaren Karenzzeiten, Texten und Gebühren, wahlweise mit Briefkopf oder Hintergrundbild
• Umsatzberichte
• Kassenbuch mit automatischer Datenübernahme
• Rechnungsausgangsbuch (auch als CSV-Datei)
• Kundenkonten (mit allen Rechnungen, Zahlungen, Skonti, Mahnungen, Gutschriften usw.; auch als CSV-Datei)
• Kundendaten als CSV-Datei
• virtuelle Notizzettel (automatisch erscheinende Popup-Fenster)
• gefilterte Fahrtenlisten
• netzwerk- und mandantenfähig (optional)
• Fahrtenimport aus Internet-Kalender (optional)

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